Muitas vezes me deparam nas “sessões de coaching” e supervisão de equipas, que uma das dificuldades mais recorrentes é a habilidade de gerir o tempo. É claro que neste âmbito a gestão do tempo em si não existe, o que existe é a habilidade de nos gerirmos a nós próprios nas mais diversas actividades e relações interpessoais. Assim e a pedido de alguns leitores aqui ficam algumas dicas prática para melhorar a sua relação com o tempo.
- Limpe a sua mesa e planei as actividades do próximo dia.
- Determine o tempo a ser despendido em cada actividade, incluindo as pendências não resolvidas no mesmo dia. Depois de elaborar toda a lista, determine os itens de prioridade e comece por eles.
- Assegure-se de que dimensionou o tempo de forma correcta para cada tarefa ser completada, incluindo o tempo gasto com imprevistos e interrupções que possam acontecer.
- Faça primeiro os trabalhos mais difíceis, enquanto está mais disposto. Deixe por último, as tarefas menores, já que estará mais cansado ao final do dia.
- Estabeleça prazos finais para todas as tarefas e sinalize-as quando tiver terminado cada uma delas.
Não prorrogue prazos de tarefas importantes, pois elas não serão menos árduas por isso. - Lembre-se de anotar horas e prazos específicos para tarefas de rotina como ler e responder a e-mails, enviar fax, conversar com a equipe, actualizar relatórios etc.
- Estabeleça horários em que não se permite ser perturbado, a não ser em caso de verdadeiras emergências.
- Planei as suas ligações telefónicas. Faça um esboço do que precisa dizer e do que precisa saber. Caso seja necessário fazer várias ligações, tente fazer todas no mesmo intervalo de tempo pré-determinado para isso.
- Quando começar a fazer um trabalho, termine-o. Se o deixar para depois, corre o risco de perder muito tempo para retomá-lo.
- Planei pequenos intervalos de descanso no período em que se costuma sentir menos produtivo.
- Reserve algum tempo para discutir problemas de rotina com colegas. Assim evita que seja interrompido a todo momento.
- Aprenda a dizer não. Pergunte a você mesmo: eu sou a pessoa certa para essa tarefa?
- Monitorize como usa o seu tempo e mude conscientemente o seu comportamento.
- Stress e fadiga raramente são causados pelas atividades realizadas. Geralmente são consequências daquilo que deixamos de fazer.
- Adquira o hábito de terminar tudo o que planeou naquele dia antes de ir embora para casa.
Valorize o que tem, o que é, a pessoa que está ao seu lado, os amigos que estão perto de si, o emprego que tem, o conhecimento que adquiriu, a sua saúde, o sorriso, enfim tudo aquilo que a vida nos proporciona diariamente para o nosso crescimento individual.
Bem hajam e uma boa gestão do tempo.
