As reuniões são uma parte essencial de toda a organização. Quer sejam os alinhamentos de equipes ou atualizações de departamento, as reuniões de rotina realizadas todas as semanas ou todos os meses são as mais difíceis de serem feitas.
Reuniões envolventes, produtivas e valiosas exigem um objetivo claro, um diálogo aberto, bem como um líder forte para gerir a reunião de forma eficaz.
O problema das reuniões poderá ser que muitas delas não são tão produtivas quanto deveriam ser.
Se acha que as suas reuniões não estão a alcançar o que deveriam, seguem aqui 5 coisas que pode fazer para obter melhores resultados em metade do tempo.
1. Defina uma meta
2. Convoque apenas as pessoas relevantes
3. Prepare uma agenda e um cronograma
4. Obter opiniões produtivas
5. Fechar com um plano de ação
1. Defina a meta ou o objetivo da reunião
Lamentavelmente, muitas reuniões não têm um propósito claro. Não só deve cada reunião ter um propósito declarado, como também deve ser conciso o suficiente para sintetizar.
Aqui, destacamos a questão do “propósito”. Muitas reuniões tentam realizar vários tópicos, mas a reunião deve sempre ter um único objetivo.
Muitas vezes, o propósito da reunião é algo que não requer uma reunião. Talvez um email seja suficiente.
Certifique-se de indicar o propósito da reunião no convite e também verbalmente no início da reunião. Desta forma, todo os presentes saberão porque é que estão lá e para onde o seu foco deve ser direcionado.
2. Convoque apenas as pessoas relevantes
Muitas reuniões envolvem pessoas que não são essenciais para o propósito ou o resultado da reunião. Pense em todos os possíveis convidados como alguém que está a “contratar” para esse evento específico. O seu tempo é mais valioso na reunião ou é melhor gastá-lo a trabalhar noutra coisa?
Se a reunião envolve decisões, convide apenas aqueles que têm um papel fundamental no processo de tomada de decisões.
Uma vez mais, isto remonta ao propósito. Mantenha a conquista desse objetivo claramente em mente e deixe que se tomem decisões nesse sentido.
3. Prepare uma agenda e um cronograma
Não agende uma reunião, a menos que tenha uma agenda e um cronograma. Caso contrário, corre o risco de perder tempo.
O uso duma agenda de reuniões visuais é um método comprovado para planear, conduzir e acompanhar o progresso da reunião.
Agenda da reunião
Será uma boa ideia partilhar essa agenda visual com todos os participantes antes da reunião. Mapeie tópicos de discussão e decisões a serem tomadas.
Controle essa agenda, seguindo a prioridade, mantendo a discussão no rumo deixando outros assuntos para depois. Concentre-se no propósito da reunião.
4. Obter opiniões produtivas
Uma reunião é projetada para comunicação aberta, por isso é fundamental obter informações honestas dos participantes. Será responsabilidade do líder da reunião garantir que todos sejam ouvidos. Para encorajar as discussões abertas, evite usar a sua opinião – é muito fácil para um líder sufocar uma discussão se todos presumirem que o resultado já está determinado.
Certifique-se de que as principais ideias e decisões sejam escritas. Faça isso visualmente, para que todos possam ver os desenvolvimentos à medida que ocorrem. O líder da reunião ou outra pessoa deve ser designado para fazer isto. Porque isso é importante? Porque todos na sala (ou online) podem ver o que está a ser registrado. Limita a falta de comunicação e mal-entendidos e promove a responsabilização.
5. Fechar com um plano de ação
Conclua a reunião, resumindo brevemente as decisões e os resultados. Certifique-se de que o objetivo da reunião foi alcançado.
Faça um resumo da reunião por escrito. Certifique-se de que as decisões e os itens de ação sejam adicionados ao mapa da agenda.
Faça chegar esse resumo aos presentes.
Se for necessária uma reunião de acompanhamento, este documento serve agora como ponto de partida, para que o tempo não seja desperdiçado no rastreamento das coisas já abordadas.
MIGUEL FERREIRA
Advanced Master Practitioner, Trainer e Coach em Programação Neurolinguística
Licenciado em Psicopedagogia, Especializado em Psicologia Clínica e da Saúde, e Homeopatia
